Secteur
Humanitaire / ONGs
Poste disponible
1
À propos du poste
L'archiviste garantit et contrôle l'accès sur le long terme à l'information enregistrée sous forme physique et numérique. Il assure la conservation, la numérisation, la diffusion et la valorisation des archives selon les standards de l'organisation.
Responsabilités :
- PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE Archivage :
- •Lire et comprendre clairement le manuel Financier, Admin/RH, Logistique et Programmes qui serviront de base à l'archivage.
- •Coordonner avec l'équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les catégoriser par département, importance et dates.
- •Orienter les bureaux terrains sur les procédures d'archivage et s'assurer qu'ils s'alignent aux standards de SCI et des politiques des départements et programmes.
- •Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire.
- •Coordonner la procédure de destruction des documents physiques.
- •Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d'archivage électronique.
- •Participer au déploiement du système d'archivage au niveau des bases selon les normes de la Finance, des Admin/RH, logistique et selon les exigences des bailleurs de fonds.
- •Coordonner la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH, la logistique et programmes suivant le système centralisé.
- •Procéder à la numérisation des dossiers physiques et s'assurer qu'un rapport quotidien sur le progrès est envoyé.
- •Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d'archivage électronique une fois déployé.
- •Travailler en étroite collaboration avec le line manager pour recevoir et valider les nouveaux dossiers prêts pour l'archivage.
- •Travailler en étroite collaboration avec son manager pour répondre aux demandes d'archives Finance.
- •Vérifier et soumettre les demandes de paiement mobile avec les outils à disposition.
- •Assurer l'archivage des dossiers et leur indexation après paiement.
- •Donner son support aux audits internes et externes pour les évidences des archives physiques ou numériques.
Qualifications requises :
- Formation et diplômes :
- •Avoir un diplôme universitaire en gestion documentaire, Finance, informatique ou équivalent.
- Expérience professionnelle :
- •Une expérience dans l'archivage serait un atout (ou débutant).
- Compétences techniques requises :
- •Connaissances attestées sur les outils Informatiques (word, excel, base de données, Sharepoint, réseau, internet, outlook).
- •Bonne maîtrise de la gestion de base des données et des logiciels de traitement de texte et tableur.
- Qualités personnelles :
- •Engagement profond et sincère pour la Protection de l'enfant et la lutte contre les abus.
- •Esprit analytique, méthodique.
- •Patient, dynamique, à l'écoute, positif.
- •Capable de travailler en mode projet et professionnel.
- •Savoir gérer le stress et travailler dans des conditions difficiles.
- •Capacités d'organisation, aptitude à travailler en équipe, empathie et flexibilité.
- Critères spécifiques jeunesse :
- •Bonne connaissance de la langue française.
Langues requises :
- •Français (Anglais est un atout)
Où postuler
Lien de candidature :
Modalités de candidature
- Canal de dépôt :
- •Candidature en ligne via le portail officiel de Save the Children.
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