Administration Assistant
Save the Children International
Kinshasa
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Secteur
Humanitaire / ONGs
Poste disponible
1
À propos du poste
L'assistant administratif apportera un soutien quotidien aux départements et au personnel du bureau de Kinshasa. Il gérera les tâches administratives courantes, l'accueil, la logistique des réunions et le suivi des fournitures, tout en assistant le coordinateur administratif dans la gestion des dossiers et des paiements.
Responsabilités :
- Principaux domaines de responsabilité :
- •S’assurer que l’Administration du bureau de Kinshasa satisfait aux besoins du bureau et de tous les départements dans le respect des procédures
- •Assurer les tâches administratives courantes du bureau, notamment la préparation, le traitement, le classement et l’archivage des documents
- •Gérer les courriers entrants et sortants en maintenant à jour l’enregistrement et le classement
- •Veiller à la confidentialité et à la bonne conservation des documents administratifs
- •Assurer le suivi des fournitures, consommables de bureau, y compris leur réception, rangement et distribution
- •Veiller au bon ordre et à la fonctionnalité des espaces de travail et signaler les besoins de maintenance ou réparation
- •Appuyer les mouvements, installations ou réaménagements des espaces de travail
- •Assurer l’accueil, au filtrage et l’orientation des visiteurs
- •Préparer la salle, équipements, fournitures et documents nécessaires aux réunions, formations et autres événements organisés par le bureau
- •Apporter un appui administratif à l’organisation des déplacements et hébergement du personnel et des visiteurs selon les instructions reçues
- •Collecter et transmettre les informations et documents nécessaires au suivi administratif des prestataires de services
- •Répondre aux demandes administratives courantes du personnel et fournir un service efficace et orienté vers les utilisateurs
- •Préparer les documents et pièces justificatives nécessaires aux demandes d’achat et de paiement qui lui sont confiées, conformément aux procédures
- •Assister l’Administration Coordinator dans la gestion des différents dossiers administratifs
- •Préparer les paiements liés au département administratif
- •Préparer les dossiers de paiement des agents occasionnels et consultants et les transmettre aux finances
- •Fournir un appui administratif et bureautique aux membres de l’équipe de Direction, selon les besoins et les demandes formulées
- •Contribuer à la rédaction des minutes des réunions
- •Mettre à jour la liste de présence, la placer pour signature hebdomadaire et la retirer pour classement
Qualifications requises :
- Formation et diplômes :
- •Diplôme de Graduat (minimum) en Droit, en gestion des Ressources Humaines, gestion administrative et du personnel ou un domaine connexe
- Expérience professionnelle :
- •Au minimum 1 année d’expérience professionnelle en gestion administrative des ONG en RDC
- Compétences techniques requises :
- •Connaissance du code du travail, des lois sociales, décrets, arrêtés, règlements administratifs ou autres dispositions y relatives, en RDC
- •Expérience et/ou formation en gestion du personnel
- •Bonne connaissance de l’outil informatique Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint, outlook, internet, utilisation des bases des données)
- Qualités personnelles :
- •Bonne capacité d’analyse et esprit méthodique
- •Bon sens de l’organisation, de planification et de hiérarchisation des tâches dans le respect des deadlines
- •Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et quelque peu sous pression
- •Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée
- Langues :
- •Bonne capacité de communication écrite et orale en français
- •La connaissance de l’Anglais serait un atout
Langues requises :
- •Français
- •Anglais (atout)
Modalités de candidature
- Documents exigés :
- •Lettre de motivation
- •Une attestation de résidence
- •Une copie de carte de demandeur d’emploi
- Canal de dépôt :
- •En ligne via le lien fourni (SCI Career Site Careers)
- Incitations et règles particulières :
- •Save the Children encourage fortement les candidatures féminines
- •Aucun frais de dossier n'est exigé
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